Julkaistu 21.4.2026
Lean-ajattelulla potkua julkishallinnon prosesseihin
Kirjoittaja on tehnyt tietojärjestelmätieteen pro gradu -tutkielmansa lean-ajattelun hyödyntämisestä työ- ja elinkeinotoimistoissa. Teksti pohjautuu tutkimuksessa saatuihin havaintoihin. Tutkielmassa selvitettiin, miten työ- ja elinkeinotoimistoissa eli TE-toimistoissa on hyödynnetty lean-ajattelua ja mitä parannuksia lean-ajattelulla ja digitaalisuudella voidaan yksittäisen TE-toimiston työttömyysturvayksikössä saavuttaa.
”Suomi on ottanut tuottavuusloikan julkisissa palveluissa ja yksityisellä sektorilla tarttumalla digitalisaation mahdollisuuksiin ja purkamalla turhaa sääntelyä ja byrokratiaa. Suomen ketterää uudistumista tuetaan luottamukseen, vuorovaikutukseen ja kokeilujen hyödyntämiseen perustuvalla johtamiskulttuurilla.”
(Ratkaisujen Suomi. Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma 29.5.2015)
Pääministeri Juha Sipilän hallituskaudella hallituksen kärkihankkeiden yhtenä päämääränä oli toteuttaa valtionhallinnossa vuosina 2016–2018 johtamiskonseptien kokeiluja esimerkiksi lean- ja Lean Six Sigma -ajattelua hyväksi käyttäen. Asiakastyytyväisyyttä ja resurssitehokkuutta pyritään lean-ajattelun mukaisessa toiminnassa parantamaan poistamalla tuotanto- tai palveluprosessista hukkaa.
Sipilän hallitusohjelman kannustamana myös muutama TE-toimisto jalkautti lean-kokeilut osaksi toimintaansa.
TE-toimistot ja lean
Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalaan kuuluneet TE-toimistot toimivat Suomessa vuoden 2024 loppuun asti, minkä jälkeen työllisyydenhoito on ollut kuntien vastuulla. TE-toimistoja oli Suomessa 15 ja niillä oli yhteensä noin 120 toimipaikkaa. Toimistot tarjosivat julkisia työvoimapalveluita kuten työnvälitys- ja yrityspalveluja, koulutusneuvontaa, ammatinvalinta- ja uraohjausta sekä työllistymistä edistäviä palveluja, ja ne myös ratkaisivat asiakkaiden työttömyysturvaoikeuden.
Lean on toiminta- tai ajattelumalli, jonka pohjimmaisena tarkoituksena on asiakkaalle tuotettavan arvon parantaminen poistamalla tuotanto- tai palveluprosessista hukkaa. Samalla tuotetaan arvoa myös organisaatiolle itselleen tekemällä yhä enemmän pienemmällä määrällä resursseja, kuten tarvikkeita, aikaa ja henkilöstöä. (leanin ”isät” Womack & Jones, Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation, 1996.)
Kolmessa toimistossa oli ollut suppeita lean-kokeiluja ja kahdessa toimistossa leaniin oli perehdytty laajemmin. Leania oli käytetty esimerkiksi erilaisissa asiakaspalveluprosesseissa, kuten ammatinvalintapsykologien ohjauspalveluissa, asiakkaiden valmennusten jatkoprosesseissa, perehdytyksen apuna sekä sidosryhmäyhteistyössä. Lean-työkaluista oli hyödynnetty muun muassa A3-raporttipohjaa, CTQ-puuta, DMAIC-menetelmää, arvovirtakuvauksia ja jatkuvan parantamisen konseptia.
Tutkimuksen konkreettisin palvelunhallinnan tulos oli uuden työttömyysturva-asiakirjanhallintajärjestelmän käyttöönotto yhdessä TE-toimistossa. Järjestelmä selkiytti asiakirjojen käsittelyprosessia ja vähensi siten hukkatyötä.
TE-toimistojen havaitsemat hyödyt
Leanin käytön vaikutuksesta TE-toimistot olivat havainneet esimerkiksi työn muuttuneen läpinäkyvämmäksi ja ennakoitavammaksi, kustannusten arvioinnin helpottuneen, prosessien kirkastuneen ja asiakastyytyväisyyden parantuneen. Palvelut saatiin kohdistettua juuri niille asiakkaille, jotka niitä tarvitsivat. Hukkatyön vähentymisellä oli suora vaikutus henkilöstön motivaatioon, turhautumisen vähenemiseen ja työhyvinvointiin.
Prosesseja pystyttiin vähentämään ja yksinkertaistamaan uusien tietojärjestelmien avulla ja olemassa olevien järjestelmien ominaisuuksien kokonaisvaltaisella käytöllä. Digitaaliset ratkaisut perehdytyksen välineinä poistivat hukkaa.
Uuden työttömyysturva-asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönoton vaikutukset näkyivät henkilöstön kuormituksen vähenemisenä sekä palvelun yhdenmukaisuuden ja virtaustehokkuuden parantumisena ja siten myös työn tuottavuuden kasvuna.
Hiljaista tietoa saatiin näkyväksi – ei ainoastaan toimistojen sisällä, vaan myös niiden välillä. Myöhemmin saman työttömyysturva-asiakirjahallintajärjestelmän otti käyttöönsä kaksi muutakin toimistoa.
Huomattiin, että vaikka koko organisaation toimintaa ei liinattaisi, rajatuillakin lean-ajattelun mukaisilla kehittämistoimilla pystytään tehostamaan julkishallinnon prosesseja.
…ja puutteet
Esimiesten ja johdon tuen puutteen havaittiin kasaavan vastuun työntekijöille. Lean-organisaation luomisessa välttämätöntä on esimiesten ja johdon innostuneisuus ja vahva sitoutuminen asiaan. Tutkimuksessa vertailukohteena olleissa kansainvälisissä tutkimuksissa sama havainto nousi voimakkaimmin esiin.
Kun johto sisäistää lean-periaatteet, sitoutuu niihin ja tukee henkilöstöä lean-kulttuurin omaksumisessa, onnistuu lean-käyttöönotto todennäköisemmin. Tämän lisäksi TE-toimistojen kokemusten perusteella parhaaseen lopputulokseen päästään valmentavalla johtamistavalla ja sillä, että mukana on kehittämishalukkaita työntekijöitä. Pelkkä lean-ajattelun perehdyttäminen henkilöstölle ei kuitenkaan riitä, vaan innostusta on myös ylläpidettävä.
Resurssitehokkuuden ja virtaustehokkuuden välinen suhde sekä vaihtelu aiheuttavat haasteita, mitä ei välttämättä pystytä korjaamaan ilman suuria muutoksia. Vaikka omaa toimintaa muutettaisiin, ei kaikkeen voida kuitenkaan vaikuttaa: esimerkiksi asiakkaan tai yhteistyökumppanien toiminta tai TE-palvelujen verkkosivujen toiminnallisuuden puutteet saattoivat aiheuttaa hukkaa.
Sidosryhmäyhteistyössä vaarana on, että toisten toimintaa ymmärretään väärin, jolloin ei välttämättä päästä tavoiteltuun lopputulokseen. Lean-työkalut ja periaatteet pitää siksi olla myös sidosryhmien hallussa.
Tulevaisuudennäkymiä
Sipilän hallituksen jalanjäljissä myös Petteri Orpon nykyhallitus tavoittelee mittavia säästöjä ja tehokkaampaa julkishallintoa muun muassa digitaalisuutta kehittämällä. Valtion lisäksi myös kuntien talous on ahtaalla.
Työllisyydenhoidon siirryttyä kunnille siirtyi niille myös suurempi vastuu työttömyysetuuksien rahoittamisesta. Koska taloudelliset paineet ovat kovat ja henkilöstöresurssit rajalliset, tullaan eittämättä asiakkaille tarjottavia digitaalisia palveluita kehittämään. Tällaisia uusia palveluita, kuten tekoälypohjaisia etätyöhönvalmennuspalveluja tai ratkaisuja työnantajien ja työnhakijoiden kohtaanto-ongelmaan on pilotoitu ja uusia on kehitteillä.
Resurssien tiukentuminen, toiminnan hukkien ja niiden juurisyiden tunnistaminen sekä asiakasprosessien uudet digitaaliset palveluratkaisut ovat merkittäviä teemoja tulevaisuuden julkishallinnossa.
Riitta Hirvonen-Lankisch
Entinen TE-toimiston asiantuntija, FM (tietotekniikan alalta) ja KTM (tietojärjestelmätieteestä)